心得分享

4/29(二)，7:20--9:20pm 數位時代的專案溝通管理 張瓊穗教授
主辦單位	張瓊穗教授
名稱	數位時代的專案溝通管理
主題	數位時代的專案溝通管理
時間	4/29(二)，7:20--9:20pm
時數	2

數位時代的專案溝通管
主持人:張瓊穗教授
主講者:王培卉 (中華電信學院行銷學系講師, PMP專案管理師 )
地點:台北校區 D407室

本次張教授請到任職於中華電信的PMP專案管理師王培卉學姊，講師在大學時為中文系學生，但她努力去尋找她自己喜歡及有用的科目或領域去學習，使自己成為專業人士，他考取了行銷、人資管理師及PMP專案管理師 ，目前被挖角到中華電信學院行銷學系任職，能透過專案管理的方式悠游於工作之中。
講師提到專案是一個過程，必需在時間、成本內產出一定品質之Case，透過PMIS專案管理系統（人+時間+管理）來統整各式資源，而台北101即是PMP的產物。而這其中資源統合必需透過溝通來協調，使朝向目標邁進。而在數位時代中常用的溝通工具有：
1.利用Facebook中發起活動功能，能快速滙集人氣，像太陽花學運就是運用FB最好的例子。善用社團功能中的mail通知、登入後必看、資料分享、互動過程等可以組成學習型組織。
2.Line利用的它免費且即時的功能，成員或Leader能迅速掌握群組成員的運作，例如雄獅旅行社在Line中開了800個群組，老闆隨時檢視各群組的動態，即刻可解決棘手問題。
3.EverNote則能將所收集的資料快速的分類整理，當作是專案的歷程，易於回溯。
PM=Project Manager & Project Maker 複雜專案，須成員們皆能自動導向目標，而非Manager事必躬親，當然在思考快速的新世代組織中也必需有容錯的彈性；專案非由上而下而是形成共識後才能執行，因此必需善用組織內部的溝通管道。而關於溝通有下述要點：
1.選用溝通方式的考量：
A.習慣性－需考量世代使用的工具不同。
B.時效性－手機最快。
C.溝通內容精準度。
D.溝通記錄的留存。
關於專案溝通的幾個關鍵字：
1.需求分析：理想與現實間中存在著Gap，因此必須透過溝通協調的方式去拉近其落差。
2.利害關係人：
A.誰跟專案有關係
B.有那些關係就要知道那些事情
C.善用工具進行盤點—找出keyman
D.了解利害關係人是誰?他們關心什麼事?
E.他們影響專案的程度高低?
3.團隊組建(Team Building)
A.團隊發展生命週期
B.如何促進團隊組建：高動機（激發）、硬規則（改變）、軟情誼（與成員及其上司）、要公平（一旦規則談定則不會任意更改）以使團隊具有安全感、重承諾及戰鬥力。
C.注意力之喪失是因沒動機，因此企業重視人格特質。
D.掌握成員的心理，並善用行銷手法。
E.關鍵成功要素：隊友值不值得信任？
4.如何建立信任感
A.專業知識(才能有溝通基礎)。
B.可依賴性(信用度)：守時、重承諾、勇於承擔。
C.以客戶為導向：從enduser及主辦單位的角度來思考。
D.相容性/討人喜歡：建立關係。
E.正直、具道德操守。
5.溝通管道
A.發現與規適當的溝通管道。
B.書面<語音<視訊<見面
C.考量：效率、成本與Lesson Learned(將溝通之過程記錄下來以做為學習之經驗)
D.會議的必要性：Kickoff meeting—團隊內部溝通、對主管/客戶溝通。
6. Kickoff meeting啟動會議
成功的啟動會議讓專案變得容易,成功要素:
A.高階主管擔任主席
B.重要關係人出席
C.正式授權專案經理
D.專案團隊重要成員出席，互梘認識建立關係
E.主席聲明專案的重要性
F.簡述專案目標、任務重要里程碑
G.其它應辦事項
H.會後儘快發佈會議記錄、團隊通訊錄、分工事項

透過這一堂課，這我們更能了解實務上一個專案是如何運作及溝通的管道。






補充：Project的Kick-Off Meeting 到底要如何進行？
Kick-Off Meeting(專案啟動會議)在專案進行時是一件很重要的事件！在個人的經驗裡 kick-off Meeting 舉行的"好或壞"會影響整個專案在執行階段時的"順暢度"！
通常我在客戶那所舉行的kick-off meeting 如果沒看到project sponsor和長官們出席來精神喊話或來點愛的鼓勵，通常就代表很有可能當專案遇到問題時需要上層決策會找不到人或support! (有同感嘛?)

所以要如何確保kick-off meeting能做的"好" (==>好是代表有完成kick meeting的objective和達到效果)
專案經理 project sponsor和project management team要瞭解以下相關kick-off meeting 的事項

1. 目的
• Kick-Off meeting 是為了和關鍵專案關係人(key stakeholder)來一起review和clarify專案的project charter & project plan
• review & clarify 是為了把專案的scope, schedule, budget, risk 和專案的進行方面更清楚用面對面的方是來溝通和確實大家有同一的認知
2. 方式
• kick-off meeting 可以是以一個正式的presentation方式或以workshop(大家以起參於以互動式來進行)!
• 不管採用的進行方式 最重要的是要和所有的關鍵專案關係人(key stakeholder)來一起參於！note: 一定最好要請:客戶 專案贊助人(project sponsor)

參考自：http://wizxpand.pixnet.net/blog/post/23371523-project%E7%9A%84kick-off-meeting-%E5%88%B0%E5%BA%95%E8%A6%81%E5%A6%82%E4%BD%95%E9%80%B2%E8%A1%8C%EF%BC%9F-

更新日期：2014/5/15 下午 09:56:06